ITパスポート試験 用語辞典

グループウェア【Groupware】
組織内での情報の管理や共有にコンピュータネットワークを活用し、組織を効率的に運営すること目的としたソフトウェア。主な機能として、電子会議室、電子掲示板、スケジュール管理、会議室予約、文書共有、ワークフローシステム(電子決裁)がある。
現在の主流はWebサーバを利用するタイプのグループウェアで、クライアント(利用者)はコンピュータにソフトをインストールすることなしに、標準でついているブラウザを利用してグループウェアの機能を利用することが出来る。
分野:
ストラテジ系 » システム戦略 » 業務プロセス
出題歴:
24年春期問2 
重要度:

(Wikipedia グループウェアより)

グループウェア(Groupware または Collaborative software)とは、企業など組織内のコンピュータネットワークを活用した情報共有のためのシステムソフトウェアである。ネットワークに接続されたコンピュータ(のユーザー)同士で情報の交換や共有、またスケジュール管理等の業務に利用される様々な機能を通じて、業務の効率化を目指したものである。様々な機能が一つのシステムに統合されており、それらが有機的に結合しながらユーザにサービスを提供する。

近年では、インターネット・イントラネットの技術向上に伴い、ウェブブラウザ を使用したシステムが主流になっている。このタイプはクライアント側が専用ソフトを必要としないため、ホストのみ設置すれば良く、初期投資が低く抑えられ、クライアントのオペレーティングシステムを選ばないという利点がある。
提供方法は、オンプレミス型が中心だったが、現在はSaaS型の普及が浸透し始めている。

概要

グループウェアが有する主な機能は以下の通りである。
電子メール機: 電子メールの送受信、読み書きを行える(相手が読んだかどうかも表示される)
電子掲示板(BBS)機: 電子掲示板に書き込むことで、メッセージを交換できる
ライブラリ機能(ドキュメント共有機能)
情報ファイル、仕様書、画像データなどを登録し、メンバー間で共有できる
スケジュール管理機: 個人のスケジュール管理のみでなく、メンバーのスケジュールを共有、確認ができる
ワークフローシステム(電子決裁)機: システム内で企画書や報告書などの起案−決裁ができる仕組み
会議室予約(設備予約)機: 会議室の空き状況や予約状況、設備貸し出しなどの予約状況を管理できる。主にスケジュール機能と連動している
ファイル共有機: システム内に資料や写真を整理し格納しておく書庫

これらはメンバーや組織ごとに利用できる範囲を設定することができる。(例:同じ課のメンバーのスケジュールは閲覧できるが、他の課のメンバーのものは閲覧できない。各課から集まったプロジェクトメンバー専用の電子掲示板・ライブラリを設置する。など)

グループウェアとコラボレーションのレベル

グループウェアは共同作業のレベルに応じて3つのカテゴリに分けることができる。

  1. 通信は、組織だっていない情報の交換と考えることができる。電話やインスタントメッセンジャー・チャットでの議論は、この一例である。
  2. 会議(または、議論のレベルが学術論文で呼ばれるのと同じようなコラボレーションのレベル)は、共通の目標に向けたインタラクティブな仕事に関係する。ブレインストーミングや投票は、この一例である。
  3. 協調は、共通の目標に向かって、複雑な相互依存を伴う仕事に関係する。これを理解するための良い比喩は、スポーツチームについて考えることである。誰もが適切なタイミングで適切なプレーを貢献するだけでなく、展開状況にプレイを調整しなければならない-しかし、誰もが別の何かをしている-のチームが勝つようにするために。共同管理とは、共通の目標に向かうための、複雑な相互依存を伴う作業である。

電子コミュニケーションツール

電子コミュニケーションツールは、人々の間でメッセージ、ファイル、データ、またはドキュメントを送信することで、情報の共有を促進する。

電子コミュニケーションツールの例:

  • 同期会議
  • 非同期会議
  • 電子メール
  • ファックス
  • ボイスメール
  • ウィキ
  • Webパブリッシング
  • 改訂管理

電子会議ツール

電子会議ツールは、よりインタラクティブな方法で、情報の共有を容易にする。

電子会議ツールの例:

  • インターネットフォーラム(また、メッセージボードやディスカッションボードとも呼ばれます) -オンラインテキストメッセージを容易に管理するための仮想の議論プラットフォーム
  • オンラインチャット -リアルタイムのテキストメッセージを容易に管理するための仮想の議論プラットフォーム
  • インスタントメッセージ
  • テレフォニー - 電話は、ユーザーが相互作用することを可能にする
  • ビデオ会議 -ネットワーク接続されたPCの共有ビデオ信号とオーディオ信号を使って会議を行う。
  • -ネットワーク接続されたPCは、一般的な共有ホワイトボードを各ユーザーが変更できる
  • アプリケーション共有 -ユーザは、リアルタイムで同時に、それぞれのコンピュータから共有ドキュメントまたはアプリケーションにアクセスすることができます
  • 電子会議システム(EMS) -もともとこれらは「電子会議システム」と記載し、それらを会議室に組み込まれていました。これらの特別目的の客室には、通常、多数のPCと相互リンクビデオプロジェクターを含んでいた。しかしながら、電子会議システムは、ウェブベースの、いつでも、いくつかの場所に分散させることができる会議参加者「分散」収容する任意の場所システムに進化してきた。

共同管理(コーディネーション)ツール

共同管理ツールを使って管理することで、グループ活動を容易にする。

共同管理ツールの例:

  • 電子カレンダー(とも呼ばれる時間管理ソフトウェア) -スケジュールイベントと自動的に通知し、グループメンバーにスケジュールを思い出させる。
  • プロジェクト管理システム-プロジェクトのスケジュールを追跡し、それが完了したときに、プロジェクトの各ステップをグラフ化する
  • オンラインプルーフィング -シェア、レビュー、承認、および設計者、顧客、クライアントとの間のウェブプルーフ、アートワーク、写真、ビデオ
  • ワークフローシステム -知識ベースのビジネス?プロセス内のタスクやドキュメントの共同管理
  • 知識管理システム -収集、整理、管理、および情報のさまざまな形態を共有する
  • エンタープライズブックマーク -タグに協力的ブックマーキングエンジン、整理、共有し、検索企業データ
  • 予測市場は -人々のグループが一緒に将来の出来事の結果を予測しましょう
  • エクストラネットシステム(時には「プロジェクト?エクストラネット」として知られている) - (例:建物の建設を)プロジェクトの配信に関連する情報を収集、整理、管理、共有
  • ソーシャルソフトウェアシステムは、 -グループの社会的関係を整理
  • オンラインスプレッドシート -協力し、構造化データと情報を共有する
  • ータル -対話と専用オンライン環境でのクライアントと共有

出題例

グループウェアで提供されている情報共有機能を活用したサービスとして,最も適切なものはどれか。
  • スケジュール管理
  • セキュリティ管理
  • ネットワーク管理
  • ユーザ管理

正解

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クリエイティブ・コモンズ・ライセンス

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